Один месяц по GTD
Всем привет! Хочу разбавить теоретические выкладки, ставшие настолько частыми в этом сообществе, практическими примерами.
Расскажу об эксперименте “Один месяц по GTD” - отсюда:
“Здравствуйте.
В июне месяце я внедрял себя методику GTD (Книга Д.Аллен “Как разобраться с делами”). Очень, очень рекомендую прочесть.
Суть методика в нескольких простых, но мощных правил:
1) Списки.
Все дела, которые находится в голове, должны быть записаны в соответствующие списки. Пустая голова работает гораздо лучше, исчезают негативные мысли и постоянный легкий зуд в голове (я что-то не доделал, что-то недоделал…)
Я подтвержадаю силу этого правила. Раньше я постоянно ходил с зудом в голове и часто пребывал в угнетенном состоянии (Боже! Сколько огромных дел мне еще предстоить сделать!). Причем на поддержание этого состояния у меня уходила куча энергии. Бывало и такое, когда на один час реальной работы шло три часа моральной настройки и напряжения воли для следующего рывка (КПД-30%).
Сейчас мне легче. Я знаю, что практически все мои дела записаны. (Хотя иногда, по привычке, я начинаю опять напрягаться “а может я что-то забыл, а может я что-то упустил?”). Когда все записано - эмоций нет - есть только факты. С другой стороны, от такого счастья внезапно возникающее незаписанное дело “шумит” у меня в голове сильнее, но это только потому что все остальные дела смолкли. Со временем, когда я (подсознание) начну доверять себе и своим спискам больше, шум и волнения вообсче исчезнут.
Кстати, как только я записал все дела, у меня прорвалось творчество. Я придумывал и придумывал новые идеи и задачи еще. Вот вам и способ увеличения торческой продуктивности!
2) Отделение информации, требюующей храниения от информации, требующей действия.
Замечательное правило. Вот было у меня 3000 писем за год в обычной почте и около 1000 во внутренней. И от этого я начинал только больше ксинуть - (вон сколько у меня всего! А чего всего? Да фиг его знает, много и все!)
3) Сила следующего выбора. В начале дистанции, необходимость делать выбор, принимать решения было одной из причнин, почему я делел себе плохо (хотел уйти от ответственности). Со временем, я от этого избавился и стал в десятки, сотни раз чаще принимать решения и брать на себя ответственность. Тем не менее, всегда есть куча нерешенных вопросов с которыми я не знаю что делать. Во время разбора входящих я был поставлен перед выбором - в течение 3-5 секунд принять решение, что делать с этим письмом. За 4000 раз я, кажется научился делать это быстро. Во всяком случае, в течение трех недель, как я полностью очистил входящие, количество писем там не превышало 5 за раз.
В сложных ситуациях, когда совсем непонятно - что же мне с этим делать выручает правило - записать в список “Следующих дел” пункт “Позвонить/написать письмо и спросить вот-такую-то информацию для того, чтобы принять решение том, что делать вот с этим вопросом.”
Т.е. нерешенное дело мы превращаем в конкретную задачу - добыть инфу для принятия решения.
4) Конкретные действия. Фишка в том, что вместо того, чтобы писать “Согласовать контракт закупки”, что является огромным виртуальным многоходовым действием, которое непонятно как делать вы пишите - “Позонить Васе и попросить разъяснить главу такую-то. Список вопросов к Васе лежит там-то”. Т.е. в списке следующих дел длжны находиться _физические_ конкретные действия. Иногда у меня пока с этим бывыют трудности, но процентов 80% входящей информации, требующей действия я на лету превращаю в конкретные физические дела. На мой взгляд - это самый мощный способ превращать желания в реальность. Самый мощный.
5) Обзоры. Дистанция уже приучила во многом меня делать обзоры. Плюс на работе шеф, молодец, каждую неделю начинает с обзора задач на неделю.
Полезным для меня в этом смысле было составление дистантного обзорного файла. В дистантных файлах у меня много списков. Например Максимум жизни. Список целей на год. ЗОЖ-список(=здоровый образ жизни). ПОЖ-список (прочувствованный образ жизни). Контракт на месяц. Задачи на следующую неделю. Фоновый контракт. Так вот я создал один вордовский файл, где перечислил все эти файтлы. Причем выделил их и сделал гиперссылкой так, чтобы при нажатии мышкой попадать сразу в нужный документ. Очень удобно. Советую.
6) Запись в ежедневник только тех задач, которые должны быть выполнены именно в этот день и в этот час. Раньше я записывал все _желаемые дела на сегодня в ежедневник, затем эти дела кочевали изо дня в день, вызывая у меня легкую досаду на себя.
Теперь я доволен. У меня есть ежедневник с действительно точными по времени делами и перечень следующих дел, которые я могу выполнять, когда _захочу. Вот от эого мне действительно морально легко.
7) Список ожидания. Для меня это было ново и очень полезно, так как основные мои дела ждут выполнения у дригих людей. С его помощью я серьезно разгрузил память и четко знаю все долги мне. Этот список - основной инструмент руководителя, на мой взгляд.
Пользоваться приятными инструментами. Я сто раз про это слышал, согашался, но по-прежнему изредка заглядывал в тупой топорный Лотус. Потом перевел всю лотусовую почту в свой любимый легкий Thunderbird и стал радоваться.
Было в книге еще много всяких важных мелочей и полезностей. Автор, без сомнения, понюхал пороха интенсивной авральной жизни и знает о чем пишет.
Сейчас я ни в коем случае не хочу возвращаться обратно. Я только-только начал внедрять систему, это как ребенку снова начать ползать после того, как встал на ноги. Я нашел эффективную систему упорядочивания хаоса и повышения эффективности работы и самое главное - избавления от стресса (навык делать дела расслабленно и спокойно).
Хочу добавить еще кое-что.
Во первых - я перестроился и стал работать эффективнее, и мир тут же перестроился и стал забрасывать меня задачами еще больше. Автор предупреждал об этом - как бы быстро вы не справлялись с делами - мира всегда больше и он всегда будет вас захлестывать новыми и новыми задачами.
В этих условиях я практически необходимо научится говорить НЕТ.
Хоть на секунду расслабишься - и ты уже чем-то занят, кому-то должен. НЕТ! НЕТ! НЕТ!
Во-вторых. Мотивации работать методика не добавляет. Это очевидно, но все-таки. Елсли работать не хочется, то после применения методик работать так и будет продолжать не хотеться. Но гораздо эффективнее :))
Теперь о списке своих обязанностей.
Когда я выписал перечень всех своих обязанностей и дел на лист мне стало горько. Я набрал очень много всякой ответственности. Одна из причин - желание всегда и во всем быть лучше. Другая - мания эффективности, характерная черта дистантника. Третья - отсутствие контроля. Приходит новый месяц, ты думаешь - вот, возьмусь порешать еще и эту задачку. А задачка не простая, требует ежедневнх маленьких вложений энергии и сил и с годами их наваливается..
Это как составить свой финансовый отчет - учесть все долги, кредиты, доходы и обнаружить, что сумма расходов превышает доходы и скоро вы - банкрот.
Смотрел я смотрел на этот список. Что с ним делать? Все хочется оставить. Все вроде нужно. С другой стороны, выкинешь половину и жить станет легче и энергопоток станет положительным…
За месяц я так и не определился. Наверное, я все оставлю.
Над новыми входящими делами буду внимательнее думать, прежде чем взять в работу. Над текущим времением буду внимательнее думать - потратить ли на текучку или довести количество _инвестируемого в прибыль времени до определенного процента (30%, например).
К невыполненным делам буду относиться гораздо легче - это как невернуть кредит и тебе за это ничего не будет. Если это кредит (пассив), конечно.
Ну вот так, хотелось бы сформулировать конкретнее и наверно что-то решить. Но пока результатом раздумий над “Отчетом о Делах и Обязанностия” будет только осознание. Над инвестированием, прибылью и доходами я подумаю чуть позже. (читал пейджер много думал :)
P/S:
Хочу рассказать вам маленькую историю. Просто так.
Все мы задумаваемся о результатах своей работы. И часто мы их не видим. Ну вот кажется, погорбатился два месяца, попринимал контрасный душ и что? Опять заболел простудой. А ведь мог бы дольше поспать утром. Или там круто разбираешься с делами, проекты двигаешь, а зарплату все не повышают и по карьере обходят другие. Можно закиснуть. Или кинуться в другую область. Или начать обвинять - вот это не работает.
Так вот это - Рынок. На рынке, в жизни люди и дела оцениваются не справедливо, а так, как получится, как волна пойдет, как будет настроение у игроков.
Величайший инвестор в мире Уоррен Баффет очень редко интересовался ценами на рынке. Вместо этого он искал предпосылки, преимущества, сильные стороны людей и компаний. И если рыночная цена была намного ниже “справедливой” - покупал.
А еще он говорил - что если вы не можете спокойно выдержать падения своих акций на 50% - вам нечего делать на Рынке.
Вот так я и предлагаю относиться так к себе и своей жизни. Ваши сильные стороны в долгосрочной перспективе (5-10 лет) всегда приведут вас наверх. А вот кратковременные рыночные взлеты и падения - вас должны интересовать мало”.
http://community.livejournal.com/ru_time_mngmnt/109423.html
Еще нет комментариев.